Quais são documentos de compra e venda de imóvel?

As burocracias e a documentação para compra e venda de apartamento podem parecer complicados e assustadores para quem não trabalha com mercado imobiliário. Conhecer quais são todos os documentos exigidos ao longo do processo traz segurança e confiança para quem está pensando em comprar ou vender um apartamento. 

Mas acredite, conhecer quais são todos os documentos exigidos ao longo do processo traz segurança e confiança para quem está pensando em comprar ou vender um apartamento. 

Por isso, preparamos uma checklist com os documentos de compra e venda de imóvel exigidos no Brasil e explicando para que serve cada um deles – de forma simples e objetiva, para facilitar sua vida. Boa leitura!

Importante também deixar claro que essa lista está baseada em pedidos recorrentes do mercado, e que haver alterações dependendo da região onde você mora ou das características do seu imóvel.

Conheça os 3 grupos de documentos de compra e venda de imóvel

Há 3 grupos de documentos que são exigidos durante a aquisição ou venda de um imóvel: 

• Documentos dos compradores
• Documentos dos vendedores (caso haja, dos respectivos cônjuges)
• Documentos do próprio imóvel

Apesar da grande quantidade, cada papel tem um fim específico. Eles são a garantia das partes para prevenir que o processo de compra de imóvel contenha alguma surpresa desagradável.

Com essa estrutura em mente, vamos em frente!

Antes de tudo: separe os documentos comprovantes do seu estado civil

Há 6 tipos de estados civis considerados pelo Estado. Caso você esteja comprando ou mesmo vendendo um apartamento, deverá comprovar qual sua situação legal no momento da compra ou venda do seu imóvel. 

Para cada estado civil será necessário apresentar um documento diferente. Veja a lista abaixo:

• Casado: deverá apresentar a certidão de casamento
• Solteiro: deverá apresentar a certidão de nascimento
• Divorciado ou desquitado (separado judicialmente): deverá apresentar a averbação da certidão de casamento e a própria certidão
• Esteja em uma união estável: deverá apresentar a escritura declaratória de união estável e, caso tenha filhos, a(s) certidão(ões) de nascimento dele(s)
• Viúvo: deverá apresentar a certidão de casamento e a certidão de óbito do cônjuge. 

Documentos necessários para compra de imóvel

Caso os compradores sejam casados ou possuam relação estável comprovada, o cônjuge deve apresentar os mesmos documentos no momento da compra. 

Deverão ser apresentados:

1. Cópias da carteira de identidade e do CPF

O Registro Geral (RG) e o Comprovante de Situação Cadastral (CPF) servem para confirmar a identidade dos compradores e seu número como contribuinte. 

2. Cópia da certidão de estado civil

Obrigatório apresentar a certidão de estado civil da pessoa compradora, da pessoa vendedora e dos respectivos cônjuges. 

3. Cópia dos comprovantes de renda atualizados

Caso a pessoa compradora tenha carteira assinada, poderá mostrar o holerite onde está contido o valor do salário fixo. Também é possível apresentar a declaração do Imposto de Renda mais recente, o extrato da conta bancária ou emitir um DECORE (Declaração Comprobatória de Percepção de Rendimentos) junto a um contador. 

4. Caso tenha se casado após 1977, será necessário apresentar uma cópia da escritura pública de pacto antenupcial.

Contrato feito pelos casados estabelecendo o regime de bens em vigor após a união estável. 

O Pacto antenupcial deverá ser apresentado sempre que o regime de bens for diferente do regime de bens legal. Ou seja, até 1977 se for diferente da comunhão universal de bens o pacto antenupcial deve ser apresentado e, após 1977, se foi diferente da comunhão parcial de bens o pacto também deverá ser apresentado.

5. Endereço de correspondência.

A pessoa compradora deverá indicar um endereço pessoal confiável. 

6. Autorização de débito em conta corrente quando a pessoa compradora optar por esta forma de pagamento.

Para garantir que exista um conta na qual será debitado o valor do imóvel. 

7. Certidões negativas de:

Certidões negativas são comprovantes de ação civil, criminal ou federal em relação a uma pessoa. 

A pessoa vendedora deverá apresentar as certidões negativas de: 

• Ações na Justiça Federal (retirado no site do Conselho Nacional de Justiça)
• Ações cíveis (retirados no site do Tribunal de Justiça de cada estado, no caso de São Paulo clique aqui)
• Interdição, tutela e curatela (retirada no cartório regional)
• Certidões Negativas de Débitos (CND) das Fazendas Estadual e Municipal (retiradas nos sites das Secretarias da Fazenda estaduais, no caso de São Paulo clique aqui)
• Protesto de títulos (retirada em cartório). 

Caso a pessoa compradora seja comerciante, deverá apresentar também as certidões negativas de: quitação de tributos e contribuições federais (retirada no site do Ministério da Fazenda); quanto à dívida ativa da União (retirada no site do Ministério da Fazenda); CND/INSS, (retirada no site do Ministério da Fazenda). 

8. Caso use o FGTS para a compra, será necessário adicionar estes documentos:

– Cópias autenticadas das páginas da carteira de trabalho onde constam a identificação do trabalhador e a contratação do empregado.

– Extrato da conta do FGTS dos últimos dois anos.

– Autorização para movimentação de conta vinculada junto ao FGTS e declaração de autorização permitindo a utilização do Fundo

– Caso o financiamento seja pelo Sistema Financeiro de Habitação (SFH), deverá apresentar a declaração de que se trata da primeira aquisição de imóvel residencial financiada.

Vendedores do imóvel: quais documentos devem apresentar? (pessoa física)

Caso os vendedores sejam casados ou possua relação estável comprovada, o cônjuge deve apresentar os mesmos documentos no momento da compra.

1. Cópias da carteira de identidade e do CPF

2. Cópia da certidão de estado civil

3. Certidões negativas de:

Certidões negativas são comprovantes de ação civil, criminal ou federal em relação a uma pessoa. 

A pessoa compradora deverá apresentar as certidões negativas de: 

• Ações na Justiça Federal (retirado no site do Conselho Nacional de Justiça)
• Ações cíveis (retirados no site do Tribunal de Justiça de cada estado, no caso de São Paulo clique aqui)
• Interdição, tutela e curatela (retirada no cartório regional)
• Ações das Fazendas Estadual e Municipal (retiradas nos sites das Secretarias da Fazenda estaduais, no caso de São Paulo clique aqui)
• Protesto de títulos (retirada em cartório). 

Caso a pessoa compradora seja comerciante, deverá apresentar também as certidões negativas de: quitação de tributos e contribuições federais (retirada no site do Ministério da Fazenda); quanto à dívida ativa da União (retirada no site do Ministério da Fazenda); CND/INSS, (retirada no site do Ministério da Fazenda). 

4. Cópia do comprovante de abertura de conta onde o crédito oriundo do financiamento e do FGTS será recebido.

Vendedores do imóvel: quais documentos devem apresentar? (pessoa jurídica)

1. Cópias da carteira de identidade e do CPF

2. Cópia da certidão de estado civil

3. Certidões Negativas, tanto para sociedade anônima quanto para sociedade por quotas, de:

A pessoa compradora deverá apresentar as certidões negativas de: 

• Ações na Justiça Federal; ações cíveis
• Ações das Fazendas Estadual e Municipal (retiradas nos sites das Secretarias da Fazenda estaduais, no caso de São Paulo clique aqui)
• Protesto de títulos (retirada em cartório)
• Quitação de tributos e contribuições federais (retirada no site do Ministério da Fazenda)
• Quanto à dívida ativa da União (retirada no site do Ministério da Fazenda)
• CND/INSS (também retirada no site do Ministério da Fazenda). 

4. Cópia autenticada do estatuto ou contrato social

Retirada na Junta Comercial ligada à Secretaria da Fazenda de cada estado.

5. Papéis com alterações contratuais ou estatutárias

Retirada na Junta Comercial ligada à Secretaria da Fazenda de cada estado.

6. Carta com a data da última modificação do estatuto ou do contrato do negócio.

Quais são as certidões para venda de imóvel?

Relacionadas aos vendedores, são as certidões negativas de débito perante a Justiça e à União (veja lista acima, completa com links para os sites apropriados). 

Já as certidões relacionadas ao imóvel em si (ele foi penhorado, hipotecado, deve IPTU, etc.?) estão listadas abaixo.

Documentos do imóvel necessários

Chegamos ao último grupo de documentos exigidos. Confira os registros relacionados ao imóvel que são geralmente solicitados: 

1. Cópia autenticada da escritura definitiva registrada no Cartório de Registro de Imóveis.

Escritura que comprova dados básicos sobre o imóvel e proprietário. Pode ser retirada em cartório regional.  

A escritura assinada precisa ter sido registrada no cartório de registro de imóveis competente por aquele imóvel. Tendo sido feito esse registro, é dispensada a apresentação da escritura e apenas é solicitada a Certidão de Matrícula do Imóvel atualizada com ônus reais.

2. Certidão atualizada de ônus reais.

Verifica se o imóvel está afetado ou não por uma ação, como hipoteca, penhora, usufruto, e pode corresponder aos últimos 15 (quinzenária), 20 (vintenária) ou 30 (trintenária) anos. 

3. Certidão negativa de IPTU.

Ela mostra se o imóvel tem dívidas com o estado. Retirada na prefeitura. 

4. Verifique se as contas de água, luz e gás estão em dia.

5. Habite-se e, quando se tratar de imóvel novo, o CND/INSS averbadas no Cartório de Registro de Imóveis competente.

Ela prova que o imóvel é habitado e deve ser retirada na prefeitura. 

6. Planta do imóvel aprovada pela prefeitura

Também pode ser assinada pelo engenheiro ou arquiteto da construtora. Verifique se o profissional responsável está registrado no Conselho Regional de Engenharia e Agronomia (Crea). 

Para saber mais: Saiba o que você precisa ter em mente antes de comprar um apartamento na planta e aprenda a ler e identificar elementos de uma planta baixa de apartamento.

7. Declaração de inexistência de débitos condominiais

Verifica se o antigo dono tem dívidas cairão sobre os novos moradores. Deve ser retirada com o síndico do condomínio ou com a administradora do imóvel. 

8. Declaração de saldo devedor, se o imóvel for financiado por outro agente financeiro.

Deve ser pedido ou retirado com o financiador. No caso da Caixa Econômica Federal, é possível acessar o site.

Como saber a situação legal de um imóvel?

A resposta está no Cartório de Registro de Imóveis onde esse imóvel foi matriculado, que é relacionado à região onde ele fica. É lá que está a matrícula atualizada (que funciona como espécie de CPF do imóvel e traz seu histórico desde a construção). Também é deste cartório que sairá a Certidão de Ônus Reais, onde pendências financeiras relacionadas a ele estarão descritas. 

O ideal é que os vendedores ofereçam esses documentos, mas os interessados também pode obtê-los por conta própria no cartório. Assim, fica a par de quaisquer possíveis ameaças legais ao bem. 

Como dito na seção acima, há ainda outros débitos possivelmente relacionados à compra do imóvel. No caso de débito condominial, por exemplo, é preciso buscar a administradora daquele condomínio. No caso do IPTU, a informação está com a Prefeitura local. 

Já tenho todos os documentos. Como garanto uma negociação segura?

Caso a pessoa compradora deseje prosseguir, o próximo passo ideal é redigir um Contrato de Compra e Venda (CVV) para deixar todas condições claras para ambas as partes. Um contrato “de gaveta”, vale dizer, é menos seguro do que um contrato registrado em cartório.

O fundamental é registrar a transação no Cartório de Registro de Imóveis apropriado. Apenas quando a transferência imobiliária for formalizada por lá, o imóvel de fato troca de mãos. 

Isso envolve o registro de matrícula, que precisa ser atualizado com todos os dados do novo proprietário, e a assinatura da escritura pública (que funciona como declaração de transferência de imóvel). Além disso, a pessoa compradora precisa pagar os impostos devidos.

Nessa fase, a relação de documentos para registro de imóveis não vai guardar surpresas: você já tem todos (são os documentos do imóvel, dos vendedores e dos compradores).

Como se vê, são vários detalhes. Para quem se sente inseguro neste momento, vale a pena considerar ajuda profissional, como de advogado ou assessoria imobiliária.

É útil salientar que, caso os compradores identifique pendências, entraves ou outros problemas nos documentos, isso não significa que o negócio precisa ser cancelado. Mas é preciso ter muito mais cautela ao se decidir prosseguir ciente dos riscos.