Gestão imobiliária: guia completo para a alta performance!

Uma gestão imobiliária eficiente é essencial para que imobiliárias e incorporadoras assegurem seu espaço nesse mercado, bem como na preferência dos consumidores.

No Brasil, o setor imobiliário é marcado por duas características importantes:

1. altíssima concorrência; e
2. consumidores que, apesar do baixo poder de compra, têm o investimento em imóveis na lista de prioridades.

Em um cenário de disputa contínua pela atenção e preferência do consumidor, empresas desse segmento têm investindo em ações estratégicas para otimizar a gestão imobiliária.

Quer saber mais? Continue a leitura deste artigo e descubra como executar uma gestão imobiliária efetiva que garantirá resultados únicos para o seu negócio!

O que é gestão imobiliária?

Gestão imobiliária é um conjunto de procedimentos preestabelecidos que visam ao crescimento sustentável e permanente de uma imobiliária ou incorporadora. 

Para alcançar esse fim, estratégias de manutenção da saúde financeira e organização/padronização dos processos devem ser postas em prática.

A gestão imobiliária é uma maneira inteligente de gerenciar os interesses, as oportunidades, os processos, as informações e os relacionamentos no mercado de imóveis. 

A seguir, vamos apresentar algumas boas práticas de gestão para imobiliárias para você aplicar ao seu negócio para obter mais eficácia organizacional e potencializar os seus resultados!

Boas práticas para uma excelente gestão imobiliária:

Uma maneira eficiente de realizar a gestão imobiliária é apostar no Business Process Management (BPM) ou, em bom português, Gerenciamento de Processos de Negócio.

O BPM não é uma estratégia ou metodologia, mas uma mudança de paradigma para a gestão dos negócios com foco nos processos.

William Deming, o responsável pela excelência produtiva japonesa, é autor da famosa frase que reforça a importância dos processos: 

“Se você não é capaz de descrever o que você faz como processos,
você não sabe o que está fazendo.” 

Mapear processos para profissionalizar a gestão gera muitos resultados positivos para a imobiliária, tais como: 

• redução no ciclo de vendas;
• aumento de conversão; e
• melhor qualificação de leads.

Quanto antes a sua imobiliária começar a mapear e desenhar os processos, maiores são as chances de crescer de forma sustentável. Isso acontece porque quanto maior é a empresa e quanto mais tempo ela demora para definir os fluxos de trabalho, mais difícil será arrumar a casa.

A seguir, explicaremos como aplicar cada um deles visando o sucesso da gestão da sua imobiliária ou incorporadora! Acompanhe: 

1. Descobrir os seus processos atuais

O gerenciamento de processos começa, antes de mais nada, com a descoberta de quantos e quais são os processos atuais na sua imobiliária ou incorporadora.

2. Descrever os processos atuais

Descreva, minuciosamente, todos os processos que são realizados hoje dentro dos setores de marketing, vendas e administrativo, entre outros, da sua empresa.

3. Definir o sentido dos processos

Tendo detalhado todos os processos, defina a finalidade de cada um deles. Por exemplo: qual o objetivo da etapa de prospecção no marketing da sua imobiliária? Qualificar os leads para vendas ou passá-los para o pré-vendas?

Não ter um objetivo claro pode ocasionar a existência de um processo replicado que acabe em retrabalho e desperdício de energia. 

4. Preencher a cadeia de valor

Feito isso, é hora de criar e preencher a cadeia de valor do seu negócio:

Pare e pense: quais são os processos primários que asseguram a gestão? Quais são os de suporte e quais aqueles que geram retorno financeiro e relatórios legais? 

Assim, ao finalizar a realização dessa etapa, você terá um entendimento maior da finalidade dos processos, facilitando o estabelecimento de rotinas internas na sua imobiliária. 

5. Certificar a eficácia da estratégia

Respondidas todas essas questões, é hora de validar uma estratégia. Defina como as coisas realmente acontecem e encontre pessoas que decidam o que precisa acontecer. 

Além disso, é nesse quinto passo que a estratégia será analisada, comparada ou revista, caso seja necessário. Esse elemento é o fio condutor para diferenciar o seu negócio da concorrência e torná-lo mais eficaz em todos os processos.

6. Definir o que é importante

Agora, diagnostique as causas dos problemas que acabam impedindo a melhor realização de cada processo de negócio.

Isto é, defina o que é importante e relevante para a sua estratégia.

7. Diagnosticar o que é importante

O passo seguinte é eleger os processos de negócios com maior participação na criação de valor. A partir desse momento, a estratégia começa a tomar corpo. 

8. Divulgar o diagnóstico

O oitavo passo diz respeito à divulgação do diagnóstico para a equipe, a fim de dar retorno sobre a fase da análise de processos.

9. Definir (cuidadosamente) como o processo deve ser realizado

O penúltimo passo é propor as melhorias identificadas e descrever de forma minuciosa como os processos devem ser realizados. 

10. Fazer acontecer

Por fim, tendo seguido os nove passos sugeridos anteriormente, é hora de pôr em prática as sugestões de melhorias observadas! Contudo, não se esqueça de sempre mensurar os resultados e fortalecer a estratégia adotada!

No entanto, a análise e proposição de uma cadeia de processos não pode ficar apenas no discurso, precisa haver prática coesa e diária que deve reforçada pela gestão.

Mas, lembre-se: o desenho de um processo não é perene, ele deve ser revisto e melhorado. 

Por isso, periodicamente, revisite os seus processos e faça os ajustes necessários.

6 dicas para uma gestão imobiliária produtiva e eficaz

Agora que você já conhece as melhores práticas para realizar a gestão da sua imobiliária ou incorporadora, vamos falar de dois assuntos que sempre devem ser considerados pelos gestores de um negócio: a produtividade e a eficácia.

Gestão imobiliária, produtividade e eficácia são palavras quase relacionadas. Concorda que o objetivo principal de toda gestão imobiliária é aumentar a lucratividade do negócio, reduzindo ou não os investimentos de forma eficiente?

Se alcançadas, a produtividade e a eficácia se traduzem em bons resultados para a empresa como um todo.

Contudo, para desfrutar das vantagens de uma gestão imobiliária eficaz, uma série de maus hábitos precisam ser abandonados.

O principal deles é a desorganização. Não ter processos bem definidos, ancorados em boas práticas e, consequentemente, indicadores de desempenho para fazer o acompanhamento das entregas dos corretores e demais colaboradores é típico em uma gestão desorganizada e ineficiente.

A seguir, sugerimos algumas boas práticas para a melhoria do gerenciamento imobiliário seguindo alguns eixos da sua empresa. Acompanhe:

1. Gestão patrimonial e de processos

No contexto atual, as empresas que saem na frente são aquelas que têm um profundo entendimento do negócio em si, dos processos e que se posicionam estrategicamente. 

Por isso, é muito importante:

• Saber com clareza qual a razão de existir, os valores e a cultura organizacional que orientam a sua imobiliária ou incorporadora enquanto negócio e de que forma sua marca é diferente das concorrentes.
• Conhecer bem a carta de produtos da sua imobiliária, realizando a gestão dos imóveis do ponto de vista comercial, tributário e jurídico.
• Definir todos os processos e montar um playbook a fim de assegurar mais coesão e consistência entre os corretores e demais funcionários.
• Ter um plano de marketing consistente, em especial no marketing digital, concentrado em ampliar sua presença on-line, atrair/engajar leads e novos clientes.
• Utilizar a tecnologia a favor da gestão, afinal, muitos processos na sua imobiliária ou incorporadora podem ser automatizados ou ter o tempo de execução encurtado por meio de softwares, aplicativos etc.

2. Gestão Financeira Imobiliária

O setor imobiliário é constantemente afetado por mudanças macroeconômicas, de modo que fazer uma administração com foco na saúde financeira é um ponto-chave para poder crescer de forma sustentável e atravessar melhor os períodos ruins.

Por essa razão, é essencial:

• Organizar de forma prática o fluxo de caixa, considerando as receitas mais recorrentes (aluguéis, por exemplo) e as menos recorrentes.
• Equilibrar essas receitas com os custos do negócio, tais como folha de pagamento, comissão para os corretores, contas de água e luz etc. Uma gestão imobiliária sem planejamento financeiro fica ainda mais vulnerável aos altos e baixos particulares desse segmento.
• Por fim, mas não menos importante, é a necessidade de manter um fundo de reservas para atravessar períodos em que o mercado está pouco aquecido e você tenha que vender imóveis na crise.

3. Gestão da carteira de clientes

Lembra quando falamos que é necessário se posicionar estrategicamente? 

Isso significa também entender o nicho de mercado ao qual sua imobiliária ou incorporadora pertence e, consequentemente, os seus clientes.

A tecnologia é o insight para uma gestão de clientes eficaz. Afinal, ao utilizar esse recurso é possível:

• ofertar um atendimento rápido, de qualidade; 
• manter organizado o cadastro dos clientes; e
• propor campanhas de marketing e vendas personalizadas. 

4. Gestão de Pessoas

Ter uma equipe de excelência na sua empresa leva tempo e depende de vários fatores, mas é uma meta possível de ser alcançada com organização, investimento e empenho. 

Produtividade e eficácia são características básicas do conceito de alta performance, que é a grande tendência em desenvolvimento de pessoas, mesmo no contexto muito vezes mais autônomo na relação entre corretores e imobiliárias.

Para alavancar a gestão de pessoas, sugerimos que você: 

• Busque um método de contratação eficaz. Conhecer o perfil de profissional que você deseja ajuda a trazer assertividade e reduz a rotatividade.
• Organize os processos referentes à captação de imóveis, ao rodízio de corretores e clientes, às comissões etc.
• Invista no treinamento do time: desenvolver pessoas e ter profissionais qualificados é o segredo da alta performance.
• Aparelhe o grupo de corretores com recursos tecnológicos, em especial de comunicação, que facilitem a rotina fora da imobiliária.

5. Gestão Imobiliária com o Método Kanban

O significado da palavra kanban gira em torno de “registro” ou “cartão”. A técnica consiste em um quadro com três colunas: “a fazer”, “em progresso” e “feito”. Neste quadro são registradas todas as tarefas diárias de uma empresa ou de um trabalhador.

Muitos ainda o reproduzem num suporte físico utilizando POST-ITS, como o mural da empresa. Outros, que estão mais adaptados às novas tecnologias, utilizam algum software de gestão imobiliária com uma interface que segue esse modelo de organização.

Por fim, há aqueles que utilizam essa técnica para acompanhamento das demandas individuais, reproduzindo o modelo em um caderno, por exemplo.

Seja qual for o suporte, o ideal na técnica Kanban é que as tarefas estejam visíveis a todos os funcionários da imobiliária; assim a equipe poderá acompanhar o status das tarefas de rotina.

Fazendo desta maneira, toda a empresa ganha em produtividade e a gestão consegue identificar em quais etapas da operação manifestam-se gargalos.

6. Método Pomodoro na Gestão Imobiliária

A técnica Pomodoro é bastante conhecida por profissionais de diversos segmentos. Seu objetivo é a administração do tempo para que o indivíduo consiga manter o foco na tarefa que está desenvolvendo.

Na prática, funciona assim: durante a execução de uma tarefa, o colaborador deve fazer pausas de 5 minutos a cada 25 minutos de trabalho focado. Após 4 séries de 25 minutos, pode ser feita uma pausa maior.

Convenhamos que é muito mais fácil se manter concentrado por 25 minutos do que por 1 hora inteira, não é mesmo? Por isso essa técnica faz tanto sucesso!

Você pode aplicá-la na sua rotina de trabalho e sugeri-la a todos os demais colaboradores da sua imobiliária ou incorporadora e, assim, aproveitar o tempo com o que realmente importa: o bom relacionamento com clientes e prospects do seu negócio.

Tecnologia na gestão imobiliária: o ponto-chave o sucesso no mercado imobiliário!

Produtividade está relacionada com aumento dos lucros por meio da redução (ou não elevação) de custos, não é mesmo? 

Mas, e se dissermos que, para alcançá-la, investir em novas tecnologias de gestão é tão importante quanto aplicar as técnicas mencionadas acima?

Saiba que a tecnologia é um pilar importante da produtividade em qualquer setor do mercado. 

Portanto, despender recursos na contratação de um ERP (Sistema de Gestão Empresarial) ou software de gestão imobiliária é a decisão mais estratégica que a gestão de uma imobiliária pode tomar.

Vale destacar, inclusive, que, em um software para gestão imobiliária, a técnica Kanban pode ser facilmente aplicada.

Nele, os responsáveis pela gestão da imobiliária poderão criar reuniões e convidar os colegas, agendar os compromissos, ter controle sobre as etapas do atendimento, acesso às métricas de desempenho dos corretores e à carteira de clientes e imóveis, tudo isso pela internet!

No entanto, na hora adquirir uma ferramenta para esse fim, é necessário levar alguns pontos em consideração. Entre eles, podemos citar:

Ao utilizar ferramentas tecnológicas para eliminar atividades humanas relacionadas à operação e ao controle de algum produto eletrônico, a tomada de decisão fica mais assertiva. 

Assim, é mais simples saber em que lugar é preciso investir em ações para assegurar o desenvolvimento do negócio e da equipe.

Conheça o Vista CRM 

A sua imobiliária está pronta para melhorar os serviços oferecidos, reduzir custos e aumentar os lucros? 

Então, está na hora de profissionalizar a gestão de imóveis e de processos por meio de processos bem definidos e investir em uma tecnologia que seja compatível com os sistemas e as plataformas que seu negócio já utiliza!

Algumas das vantagens do sistema para imobiliária da Vista Software são:

• integração com sistemas e portais imobiliários;
• visão geral de todas as oportunidades de vendas com a previsibilidade das vendas do período; 
• organização de processos, padronizando os procedimentos e encurtando o ciclo de vendas com o objetivo de otimizar os seus resultados;
• atendimento via chat em tempo real;
• oferta ativa, recurso que possibilita a criação de campanhas de contato ativo, utilizando banco de dados ou importando mailing; e
• Estatísticas Periódicas da Atividade do Imóvel: envio periódico aos proprietários de e-mails com relatórios estatísticos sobre o andamento do processo de venda de imóveis ou locação dos imóveis ativos.

Para conhecer todas as vantagens do Vista CRM para a sua imobiliária, você pode realizar um teste gratuito do nosso CRM imobiliário por sete dias!