As pessoas que trabalham na administração de aluguel de imóveis sabem o quanto é complicado garantir que todas as informações estejam sempre atualizadas e armazenadas de forma segura.
Durante muito tempo, a planilha de controle de aluguel foi uma fiel escudeira e contribuiu muito para a gestão das atividades desta área. Entretanto, quanto mais os negócios crescem, mais difícil fica gerenciá-los por meio de planilhas.
Hoje, os clientes se comunicam por meio de meios diferentes, como e-mail, WhatsApp, Telegram, entre outros. Dessa forma, vai ficando mais complexo para os gestores conseguir filtrar, organizar, atualizar e consultar as informações de forma assertiva.
É necessário abandonar a planilha de controle de aluguel e otimizar os processos internos com o uso de sistemas de gestão que garantam maior praticidade e controle.
Leia este texto até o fim para entender por que as planilhas já não atendem de forma completa e quais são as melhores soluções.
Por que abandonar a planilha de controle de aluguel?
Em alguns momentos na administração de imóveis, o uso de planilhas pode até ser útil, entretanto sua funcionalidade não é totalmente garantida.
Você pode fazer uso de planilha de controle de aluguel para registrar clientes, status dos contratos, entre outras informações.
Mas já pensou a confusão que pode vir a ser o acesso a esses dados quando você tiver uma quantidade maior de clientes, de imóveis disponíveis e imóveis alugados?
Por que esperar o seu negócio crescer para só então otimizar os processos internos da sua empresa? Será que a gestão do jeito que está sendo feita não é justamente o que está inviabilizando o avanço dos seus negócios?
Mais do que nunca, o mundo aponta para a otimização de atividades de forma digital, on-line, prática e em tempo real. As soluções tecnológicas indicam que o uso de sistemas virtuais é a resposta para a maioria dos problemas que as empresas enfrentam.
É importante que a sua empresa conte com os recursos de uma ferramenta de gestão de aluguel que impacte de forma positiva a rotina dos profissionais que atuam nesse ramo.
Dessa forma, é possível aumentar a produtividade de vendas e promover a integração das tarefas.
Confira abaixo os principais benefícios de adotar uma ferramenta de gestão.
5 benefícios de adotar uma ferramenta de gestão
De forma geral, podemos afirmar que quem usa planilha de controle de aluguel para administrar muitos contratos, leads, imóveis, clientes e pagamentos não deve ter tempo sobrando para quase nada, muito menos para pensar, elaborar e pôr em prática novas estratégias que façam a empresa crescer.
Muitos consideram que, pelo menos no início do negócio, o uso de planilhas é recomendado por serem gratuitas, mas se você e sua equipe souberem utilizar sistemas de gerenciamento desde o início vão otimizar os processos burocráticos e ter mais tempo para melhorar as estratégias da empresa.
Isso ocorre porque os programas de gestão de aluguéis possibilitam que você acompanhe todas as atividades e o andamento de quaisquer processos relacionados aos clientes e aos imóveis dentro de uma mesma plataforma.
Veja agora os cinco principais benefícios para abandonar de vez a planilha de controle de aluguel e usar as ferramentas de gestão.
Produtividade da equipe
A organização e o ordenamento das atividades e tarefas diárias fazem com que os profissionais consigam resolver problemas e atualizar informações de forma mais rápida. Isso gera tempo para atender os clientes com maior qualidade, o que impulsiona o crescimento dos negócios e possibilita a prospecção de novas oportunidades no mercado.
Melhor gestão de contratos de aluguel
Esse tipo de sistema possibilita que corretores e gestores tenham maior controle sobre os contratos, porque é possível emitir e pagar boletos de forma mais prática. Inclusive, os próprios clientes que gostam de ter maior autonomia para efetuar os pagamentos, sem depender de ninguém, podem fazer isso de forma simples ao acessar a área específica. Isso pode deixar os funcionários menos atarefados e criar uma relação mais aberta com os clientes.
A depender da plataforma, o locador pode contar também com recursos para visualizar extratos das contas cadastradas e verificar informações sobre Imposto de Renda.
Integração de atividades
Esse é um dos principais benefícios para a maioria dos profissionais e gestores da área, pois a administração de várias atividades realizadas por pessoas diferentes, ou até mesmo pelos mesmos funcionários em plataformas e formatos diferentes, requer dedicação, muita atenção e tempo, sem falar que pode facilmente haver atrasos e erros.
Plataformas virtuais especializados em gestão de aluguel são capazes de concentrar desde fichas de visita de imóvel até contratos e demais documentos para controle e segurança, tanto do cliente quanto da imobiliária.
Um CRM imobiliário, por exemplo, promove a organização de todas as obrigações relacionadas ao controle dos aluguéis em uma única plataforma, otimizando a rotina dos corretores, que deixam de usar sistemas diferentes para executar suas atividades.
Informações acessíveis
Já imaginou o cenário no qual o gestor, os corretores ou quaisquer outros funcionários podem ter acesso imediato e de forma prática a dados como evolução das carteiras, contratos, garantias, relatórios sobre andamento dos negócios e até mesmo sobre inadimplência?
Por meio de um equipamento conectado à internet é possível acessar os dados da sua imobiliária disponíveis no sistema. Todas as informações, como taxas administrativas, podem ser consultadas ou atualizadas em tempo real, reduzindo as chances de erros e falhas na comunicação.
Otimização dos processos financeiros
Outro grande desafio é manter uma organização precisa sobre os recursos financeiros disponíveis para o funcionamento da empresa de forma segura. Com as plataformas de gestão é possível organizar melhor o setor financeiro da empresa, controlando quanto sai e quanto entra.
Os valores correspondentes aos aluguéis recebidos e às contas a ser pagas, os salários dos funcionários e também as comissões podem ser acompanhados dentro do sistema de gestão, promovendo uma melhor administração financeira da empresa.
Agora, confira a melhor opção de software de gestão de aluguéis para você abandonar de vez a planilha de controle de aluguel.
Solução tecnológica no controle de informações: conheça o Vista Office
Bom, agora que já falamos tudo isso, você deve estar se perguntando: qual é o melhor sistema? Bem, isso com certeza vai depender da sua necessidade, mas podemos garantir que quanto mais completo melhor.
Por isso, você precisa conhecer o Vista Office, a melhor e mais completa plataforma imobiliária para gestão financeira e de contratos.
Ao fazer o uso desse sistema, você garante um melhor serviço para seus clientes por meio da otimização das atividades diárias da sua empresa.
O Vista Office possui um dashboard de fácil uso para que sejam feitas análises dos indicadores mais importantes para a empresa e para gerar relatórios completos sobre fluxo de caixa, taxas administrativas, repasses, comissões, entre outros.
Além da emissão automática de notas fiscais, os seus clientes terão acesso a uma seção exclusiva onde é possível emitir 2ª via de boletos, entre outros recursos.
A seção exclusiva para o locador disponibiliza acesso a informações sobre Imposto de Renda e também a extratos da conta-corrente cadastrada. Para mais informações sobre o Vista Office, entre em contato conosco:
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