Ficha de Verificação de Serviço (FVS): o que é e como usar?

A Ficha de Verificação de Serviço (FVS) é um documento relevante para diversos projetos e pode ter um destaque maior no setor de construção civil. Por meio dela, o acompanhamento e a gestão de processos tende a ficar mais fácil.

Entretanto, apesar da sua relevância, o uso dela ainda pode despertar dúvidas em muitas pessoas. Por isso, vale a pena entender mais sobre esse documento para visualizar seus benefícios e saber como utilizá-lo de maneira estratégica.

Quer saber mais sobre o assunto? Acompanhe a leitura deste artigo para ver o que é e como usar a Ficha de Verificação de Serviço!

O que é Ficha de Verificação de Serviço? 

A Ficha de Verificação de Serviço é um documento utilizado para registrar e verificar a conclusão de serviços específicos. Ela ajuda a garantir que determinadas tarefas ou etapas de um trabalho tenham sido executadas conforme o planejado.

Para entender melhor, considere o exemplo da construção civil. Realizar obras, como de um apartamento, não é um processo simples ou rápido. Há diversas etapas para serem concluídas, antes mesmo do início do serviço.

É preciso ter um projeto, autorização dos órgãos competentes, inspeções etc. Desse modo, a FVS funciona como uma lista para assegurar que as etapas foram concluídas e acompanhar se tudo está seguindo como planejado, entendeu?

Ela também ajuda a garantir a qualidade dos serviços prestados. Isso acontece porque o acompanhamento por meio da Ficha de Verificação de Serviço mostra se ele foi feito cumprindo normas e atendendo aos padrões. 

Para tanto, a FVS conta com diversas informações, como:

• descrição do serviço: detalhes sobre o trabalho que está sendo realizado;
• checklists: listas de verificação detalhadas para cada etapa, com tarefas a serem concluídas;
• responsáveis: indicação das pessoas ou equipes responsáveis por cada etapa do serviço;
• data e hora: registro para acompanhamento;
• observações: espaço para anotações ou observações relevantes sobre o andamento do projeto.

Para que essa ficha serve?

A FVS tem diversas finalidades e pode ser útil para quem constrói ou reforma um imóvel para compra ou venda, por exemplo. Como você viu, uma das principais utilidades é a documentação de atividades. A ficha serve como um registro detalhado do serviço, sendo útil para referência futura, auditorias, relatórios de desempenho ou para resolver disputas. 

Ela também serve para controle de qualidade. É oportuno reforçar que a FVS permite verificar se cada etapa do serviço foi concluída conforme as especificações e padrões estabelecidos.

A comunicação é outra utilidade para a Ficha de Verificação de Serviço. Ao listar claramente as tarefas, os responsáveis e as expectativas, o checklist facilita a relação entre todas as partes envolvidas no trabalho. 

Ainda, há o elemento da transparência. Por meio do documento, é possível acompanhar o status de cada etapa, identificar possíveis atrasos e tomar medidas corretivas, se necessário. Inclusive, caso sejam identificadas não-conformidades, as novas ações podem ser implementadas mais rapidamente. 

Além disso, ao revisar a FVS após a conclusão do serviço, há como identificar áreas que precisam ser aprimoradas. Entre as mudanças, é possível incluir ajustes nos procedimentos, treinamento adicional para a equipe ou a revisão dos padrões de qualidade.

Como cada item na lista de verificação está associado a uma pessoa ou equipe responsável, isso cria uma clara prestação de contas. Afinal, cada pessoa saberá o que se espera dela, certo?

Quais os benefícios do uso da Ficha de Verificação de Serviço?

Chegando até aqui, você já entendeu mais sobre a FVS e viu para que ela serve. Agora, é importante saber que o uso dessa ficha pode ser benéfico para diversas áreas. Por exemplo, ela contribui para o aumento da qualidade dos serviços. 

Como você já sabe, a FVS ajuda a garantir que o trabalho seja executado de acordo com as normas e especificações técnicas, minimizando a chance de erros.

Ademais, ela proporciona:

• redução de riscos: a FVS ajuda a identificar e corrigir problemas antes que eles causem danos ou prejuízos, aumentando a segurança e a confiabilidade dos serviços;
• melhoria da eficiência: a ficha colabora com a otimização dos processos, podendo proporcionar melhor performance e, consequentemente, qualidade;
• aumento da produtividade: ela permite reduzir o tempo de execução dos serviços, aumentando a produtividade em uma obra e evitando atrasos que aumentam os custos ao proprietário.

Portanto, uma das grandes vantagens da FVS é a contribuição dela para a redução de custos. Ao evitar erros e retrabalho, a ficha pode ajudar a reduzir custos associados a problemas na execução do serviço, concorda?

Ainda, há o ponto positivo da padronização de serviços. A Ficha de Verificação de Serviço estabelece procedimentos para a execução do trabalho, podendo promover consistência e confiabilidade.

Como usar a FVS? 

Quem está construindo ou reformando um imóvel pode usar a FVS para otimizar o projeto, certo? Para tanto, o primeiro passo é definir os objetivos com esse documento. 

É essencial ter uma compreensão clara do serviço a ser realizado, o que inclui a definição das etapas específicas, padrões de qualidade, responsáveis e outros detalhes relevantes. Vale a pena destacar que o uso da ficha não é útil apenas na construção civil. 

Diversos outros setores e atividades podem incluí-la em seus processos. Por esse motivo é tão importante ter objetivos claros. Depois disso, é o momento de estruturar a ficha, identificando as tarefas e verificações que devem ser realizadas. 

O formato da FVS deve ser conciso, além de incluir aqueles elementos que você viu — como descrição do serviço, responsáveis e outros. Após a conclusão do trabalho, revise a ficha para garantir que todos os itens foram marcados corretamente. Se houver observações, verifique se elas foram abordadas adequadamente, ok?

No mais, a existência dessa ficha é de grande relevância para a construção civil. Dados os seus pontos positivos, ela ajuda no desenvolvimento desse mercado e na criação de mais confiança com os consumidores.

Como você acompanhou, a Ficha de Verificação de Serviço é um documento que facilita o processo de acompanhamento e realização de atividades, como a construção ou reforma de um imóvel. Agora que você sabe como usá-la, vale a pena estudar como fazer sua implementação.

O que achou deste conteúdo sobre a FVS? Aproveite para deixar um comentário com uma dúvida sobre o tema ou sua experiência com o uso da ficha!